¡Qué atractiva es la idea de ser nuestro propio jefe! La realidad es mucho más prosaica, y entre los requisitos que debe cumplir toda persona que trabaje por su cuenta es que debe aprender desde un principio a administrar su dinero, y a hacerlo bien.
En los últimos tiempos ha aumentado el número de emprendedores y de personas que trabajan de forma autónoma en general, bien sea por elección propia o por necesidad. A todos ellos se dirige un artículo publicado en el diario Financial Times que destaca lo primordial de controlar las finanzas, un apartado que a muchos provoca temor. Veamos por dónde empezar.
– ¿Cuánto cobraremos? La primera pregunta que hemos de hacernos es cuál será nuestra tarifa porque ello determinará nuestros ingresos. Lo mejor es averiguar cuánto cobran otros por un trabajo similar al nuestro. Ahora bien, con independencia de ello hemos de determinar cuánto hemos de facturar para sobrevivir, es decir, para considerar viable nuestro negocio.
¿Cuánto hemos de ingresar para cubrir nuestros gastos personales y profesionales? Todos los cálculos deben ser realistas y, por supuesto, han de incluir los impuestos. La diferencia entre ingresos y gastos, dividida entre el número de días o meses durante un período determinado, nos proporcionará nuestra ganancia neta.
A diferencia de un empleo asalariado que suele proporcionar unos ingresos regulares, quien trabaja por su cuenta experimenta periodos cuya facturación puede variar mucho. Desde un principio conviene disponer de un fondo ahorrado para afrontar las épocas con menos actividad. Además de esta cantidad de emergencia conviene pensar en nuestra pensión, bien sea a través de un fondo o de otra fórmula.
– No hay que trabajar gratis. Antes de aceptar cualquier encargo hay que hablar de dinero: cuánto y cuándo cobraremos. Trabajar gratis no es trabajar sino regalar, y nuestro esfuerzo profesional debe verse compensado económicamente.
En ocasiones puede resultar embarazoso sacar a colación el asunto del dinero ante un cliente, por ejemplo si quiere ocupar unas horas de nuestro tiempo para mantener una conversación gratuita en la que va a aprovechar nuestros conocimientos. En tal caso, como dice Anne Boden, fundadora de Starling Bank, hay que pensar en nuestra profesionalidad y que nuestro tiempo tiene una correspondencia económica. De ahí que sea tan importante saber cuánto deseamos facturar a diario.
Pero al fin y al cabo facturar es más fácil que cobrar, un proceso que puede ser tortuoso. Algunos clientes nos exigirán que nos registremos como proveedores, mientras que en otros casos nuestras facturas habrán de ajustarse a determinados requisitos en cuanto a códigos o números de referencia. Un buen consejo es mantener una excelente relación con el personal de administración de las empresas a las que más facturamos, es decir, de nuestros principales clientes.
– Separar las finanzas profesionales y personales. Para quien trabaja por su cuenta siempre es un reto diferenciar entre la vida profesional y personal porque ambas se superponen continua e inevitablemente, pero es necesario conseguirlo y aplicarlo del mismo modo a los aspectos financieros. Hacerlo nos permitirá controlar mucho mejor el seguimiento de nuestra situación económica, y en concreto de cuestiones como los cobros, los pagos de impuestos y los costes en general.
– ¿Contabilidad propia o externa? Generar facturas y gestionar cobros, gastos y el pago de impuestos exige implantar un sistema de administración. El más básico de ellos consiste en una simple hoja de cálculo, si bien también existen aplicaciones, tanto gratuitas como de pago, que agilizan el proceso.
La alternativa consiste en recurrir a un contable o gestor externo, que si bien aumentará nuestros costes también nos proporcionará orientación y consejo a la hora de administrar nuestro dinero, pagar nuestros impuestos y resolver las dudas que inevitablemente irán surgiendo. Además, las cantidades que destinemos a este soporte externo se podrán deducir como gasto profesional.
– Disponer de la estructura adecuada. Al principio son muchos los autoempleados que trabajan solos, pero a medida que crece el negocio necesitan potenciar su estructura. Este paso en ocasiones se debe a la exigencia de algunos clientes de tratar únicamente con empresas.
Para ello es imprescindible la ayuda de un contable o gestor que nos indicará las opciones disponibles, teniendo en cuenta los costes de constitución de una sociedad pero también las ventajas, por ejemplo de tipo fiscal, que puede conllevar.
En una frase: Todo emprendedor debe administrar bien su negocio desde el inicio.
