La excesiva duración y la falta de atención de los asistentes suelen caracterizar a la mayoría de las reuniones.
Este fracaso tan habitual a la hora de celebrar una reunión se suele deber a la falta de planificación y a una gestión inadecuada del encuentro. Mejor seguir estos consejos al convocarla:
1) Determinar el objetivo. Establecer la meta con claridad es la mejor manera de marcar la dirección que llevará. La meta habrá de ser concreta y medible. Si se trata de una sesión de brainstorming es conveniente pedir con antelación a los asistentes que acudan con una lista de ideas.
2) ¿Es necesaria? Las reuniones pueden salir muy caras teniendo en cuenta el tiempo destinado por los participantes: sólo hay que multiplicar su salario por el número de minutos (¡u horas!) que dure el encuentro. Si se puede solucionar por e-mail, una videoconferencia o por Skype, mejor.
3) Que participen quienes tienen poder decisión. De poco servirá tratar asuntos sin contar con la presencia de aquellas personas que deciden si se van a aprobar. En el caso de que no pueden asistir puede hacerlo un subordinado en su nombre que, como mínimo, tome notas.
4) De pie. Las reuniones de carácter periódico suelen durar 15 minutos o menos. Para que no se alarguen innecesariamente, qué mejor que estar de pie para no acomodarse más de la cuenta sin motivo.
5) Programación con sentido. Para que los asistentes se impliquen conviene evitar, de entrada, la convocatoria de reuniones los lunes por la mañana o los viernes por la tarde.
6) Marcar una hora límite y cumplirla. Las reuniones aparentemente inacabables acaban con la paciencia y con el rendimiento de los asistentes, cuyos intervalos de atención son cortos y valiosos. Las reuniones deben ser puntuales, al inicio y al final.
7) Establecer prioridades. Mejor tratar primero los temas más importantes. De este modo, si alguien debe ausentarse antes de tiempo ya habrá participado en lo más relevante.
8) Seguir el orden previsto. Una de las derivadas típicas en las reuniones es la irrupción de varias conversaciones en paralelo, inoperantes porque no cuentan con la participación de todos. Para evitarlo, nada mejor que establecer y cumplir un orden.
9) Explicar conceptos mediante historias. Al presentar nuevas ideas o conceptos a un grupo resulta muy útil recurrir a ejemplos basados en historias que permitan comprender de forma rápida y amena en qué consiste la propuesta.
10) Dejar claras las conclusiones. Al finalizar la reunión conviene reiterar las decisiones, plazos y acciones a seguir. Todos los participantes deben saber qué se espera de ellos a continuación. Si se van a celebrar otras reuniones de seguimiento hay que programarlas de inmediato.
Todos hemos asistido a reuniones largas y tediosas que, por si fuera poco, no han dado los frutos esperados. Para que esto no ocurra se han de preparar y gestionar de manera apropiada, con objetivos tan claros como sus conclusiones y siempre respetando un orden y un horario fijados previamente.
¿Qué proporción de tus reuniones son operativas? ¿Por qué suelen alargarse muchas reuniones? ¿Hay un número idóneo de reuniones semanales o mensuales?
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